En förutbetald utgift/kostnad är utgifter för varor och tjänster som har betalats, men som inte kommer att användas/förbrukas under den aktuella perioden. Betalningen kan ses som en förskottsbetalning för varorna och tjänsterna. Då varorna eller tjänsterna inte har använts/förbrukats kan inte kostnaderna tas upp under den aktuella perioden, utan måste tas upp under den period då dem kommer att användas/förbrukas.
Utgifter för varor/tjänster som inte används/förbrukas den aktuella perioden måste periodiseras och tas upp som kostnader under den period som dem kommer att användas/förbrukas.
En förutbetald kostnad/förutbetalda kostnader kallas även för en interimsfordran/interimsfordringar, vilket är ett samlingsnamn för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Interimsfordringar bokförs under kontogrupp 17. Läs mer om interimsfordringar. En annan vanlig benämning är en interimspost/interimsposter, vilket även innefattar interimsskulder.
En av de absolut vanligaste förubetalda kostnaderna är när företag betalar sina lokalhyror, vilket oftast sker i förskott och kvartalsvis. Då betalningen sker i förskott så finns ingen möjlighet att använda/förbruka lokalerna under den tid betalning avser, utan den perioden ligger i framtiden.
När så sker kan man säga att företaget har en fordran (interimfordran) på hyresvärden och hyresvärden har en skuld till företaget (interimsskuld). Hyresgästen bokar upp den förskottsbetalda hyran som en förutbetald kostnad medan hyresvärden bokar upp den som en förutbetald intäkt.
I samband med upprättandet av ett bokslut (oavsett om det är fråga om månadsbokslut, halvårsbokslut eller helårsbokslut) så justerar man för dem förutbetalda kostnaderna. Dessa hamnar på tillgångssidan i balansräkningen.
De vanligaste förutbetalda kostnaderna:
– hyror
– försäkringar
– leasingavgifter
– årskort
– abonnemangskostnader
– prenumerationer
BOKFÖRINGSEXEMPEL:
Försäkring